2019年ですね～！
新年早々、胃腸炎になりまして・・・
普段は割とノンミートイーターなので（夫は完全にノンミートイーター）、お正月の暴飲暴食がお腹にきたのかな。実にお肉を食べた年末年始でした。
年末はAランク近江牛のすき焼きを食べ、
元旦も夫の実家ですき焼きとカニ鍋を食べ、
2日はフグを食べに街へ出かけ、普段あまり摂らないアルコールもガブガブ。
3日は友達同士でパーティー（ここでもお正月の残りのすき焼きが登場！）。
お水同然のＸＸＸが3日間、吐き気で起き上がれない日が丸1日。楽しんだ後には壮絶な苦しみがやってきました・・・。
楽しさと苦しさが短期間に押し寄せたからか、久し振りに鬱っぽくなりまして。
自己否定の苦悩と起き上がれないだるさに更に数日苦しみ続けています。辛い！
夢にまで見ていた専業主婦生活の再開でしたが、合ってないのかな？（笑）
さて、あまり新年とか意識しないタイプの私ですが、昨年秋に辞めた仕事の振り返りシリーズを新年に持ち越してしまったのは本っ当に気持ち悪い！
ここでさっさと締めたいと思います。
前回は、伝票について書きました。
今日はこのシリーズも一旦最後にしようかと。請求書について、私が携わっていた範囲で書いてみようと思います。
請求書って何でしょう？
簡単に言うと、「何月何日までに、うちの会社の指定口座にこの金額を払ってくださいね」という用紙です。
おそらく、どこの会社も、システムで出力できるようになっているのではないでしょうか？
私も、「システムのこの画面でこういう操作をしたら、請求書が出力されるんだ」という操作自体はすぐ覚えられましたが、請求書ってそもそも何？という知識は全くゼロの状態でした。
まず、請求書ですが、「得意先の締日」に合わせて内容を編集・完成・発送することが基本的な作業です。
例えば、ある得意先の締日が「20日」である場合。
得意先から見た「1月度」は、「12月21日～1月20日」となります。
得意先へは、この期間中にお買い上げ頂いた内訳・金額を「1月度の請求書」として完成させ、得意先が指定した日までに発送してあげる必要があります。
ここで、「自社の締日」を同じように考えてしまうとややこしくなります。私も最初混乱しました。
例えば、自社は末日締であったとします。
その場合、自社の「得意先A社（締日20日）に対する1月度の売上」は、1月1日～1月31日にA社へ売り上げた金額となります。
ただし、得意先A社から見た1月度は昨年の12月21日から既に始まっている訳です。
なので、もし得意先A社から「12月20日に購入した1万円分の商品を、来月度の請求に回してほしい」という要望が来た場合、1月31日までに処理したらいいや～と思っていたら大間違い。12月20日の売上1万円分は、得意先A社から見た1月度、すなわち12月21日～1月20日の間の期間に計上してあげるという処理をしなければなりません。
ここで、「自社の締日が末日」ということをもう一度考えてみると、自社にとっての12月度、本来なら得意先A社の売上見込みが2万円と思っていたが、A社の要望により、これが変わる可能性があります。
A社が、「12月19日の買上1万円分の計上日については、12月21日以降1月20日以前の間なら何日の計上にしてもらっても良い」と伝えてきた場合。
自社にとって、このA社の売上見込み2万円分を12月度として確保したい場合は、A社の「来月度であれば計上日はいつでも良い」というお言葉に甘えて、例えば12月21日に、要望の1万円の買上額を計上するとします。その場合、「自社の12月度」の売上にも響かず、A社の要望の「A社から見た来月度の請求」にも応えられるということになる。つまり、誰にも被害が及ばないことになります。
これをA社が「1月1日～20日の間に計上してね」と要望を出してきた場合はどうなるか。本来、自社としては12月31日に「12月度のA社に対する売上げは2万円だった」と思っていたところが、1万円に減ってしまう訳です。A社としては要望通り1月度の計上になるので痛くもかゆくもないのですが、自社の営業担当者にとっては、12月度の目標金額達成に関わってくる可能性があります。ここに気が付けないと危険です。
請求書の作成に慣れてくるにつれ、こういう要望のトリックにも気が付かないといけません。
特に締日付近になるとそのような要望も増えてくるので、要望を鵜呑みにして自社の売り上げに響かないように注意。これが「締日」の気を付けるべきところかなと思います。
自社で発行する請求書に「支払予定日」が書いている場合は、それも得意先の要望に合わせて変えたりと、要望を受けた場合は他の変更箇所も無いか要チェック。
実際、転職したての夫も「締日ってなんなん。うちの会社は20日やねん。でもお客さんは末日なんやけど。それってなんなん・・・（ループ）」と頭を抱えていた時がありました。
あとは、請求書も伝票と同様、得意先専用のフォーマットに記入する指示をされることが多い！
私が担当していた時は、あるところは昔ながらのオール手書き、おまけにカーボン紙を挟むような超アナログなところもあれば、エクセルに打ち込んでメール送信する方式だったり。実に様々でした。普通にシステム上から出せるようになっている得意先は全て本社で発送してくれていたので、営業所が対応するのはむしろこういった特殊なものの方が多かったかな・・・。
往々にして、「人が指定してくるモンは大体が訳わからん」ので（仕事でも日常生活でも。笑）、指定請求書の書き方で分からないことが出てきた時は、先の伝票の記事でも言及しましたが、直接質問するのが一番早い解決法です。
営業担当者に確認して、得意先の担当者の方と直接話しても良いとのことであれば、電話をして聞いてしまいましょう。
伝票は軽微な間違いであれば「次回から気を付けてください」で済むことも多いですが、請求書の場合は、「再作成して直ぐに送り直してください、締日の処理があるので郵送前にFAXで先にください」など、間違いは許されず、即直さなければなりません。二度手間、もしくは迷惑を掛けるリスクが大きいので、「念の為確認させて頂きたいのですが・・・」と教えてもらいましょう！一番確実です。
後、気を付けなければならないのが、「発送漏れ」。
そんな大事なものを・・・！というものほど忘れてしまうことがあります。自社にとっては大きい金額が未回収になったり、得意先で問題になることがあるので、請求書についてはシビアにならなければなりません。
私がいた職場では、締日ごと・得意先ごとにリストを作成し、発送が終わったらハンコを押して進捗を管理する、セルフチェックできるチェックシートがありました。これぐらいして丁度良いくらいの重要な業務かと思います。お金のやり取りに関するものなので。
ややこしい作業ではありますが、「締日とは？」が分かれば、相手の要望に合わせて書類を作成するだけの、ある程度パターンの決まった作業です。期日に合わせ、正確に作業できれば何の問題もない作業。まだ慣れていないという方、必ず分かるようになり機転も効くようになってきます。頑張ってください！
