日常に恋する日常

見たもの、考えたことや感じたことを記し続けることで、知らないじぶんが見えてくると信じている30台のじぶん掘り下げ日記。

メーカーの営業事務あれこれ(1)システムの扱いや受注入力が分かんないって人へ

10月末で怒涛の事務職をやめてから無職1か月が経過しました。

最初は1日が長くて快適だったんだけど、いまや1日があっという間で、誰とも喋らない日もあるので顔がたるんできた気がします。うへー

 

晴れて仕事から解放されたのですが、この2年間の強烈な体験は二度と忘れません。

無駄なことは何一つありませんが、精神状態は総じて良くなかった。(笑)

過去エントリ↓

ryuohgrl2015.hatenablog.com

 

この記事では対顧客と直にかかわる事務に初めて就いた私のてんてこ舞いぶりを書いたのですが、「1年で辞める」→「丸2年なんとか踏ん張り、しっかり契約満了として退社」というとこまできました。2年て言葉で表すと一瞬だけどね。長かったな~。生理も乱れ、子供を授かればいいなぁという淡い期待もむなしく、結局妊娠もできませんでした。もうすぐ35歳ひえー

 

話が逸れました。ここまで病んで疲れ切ったので、今、事務職に就いて失敗した!辞めたい!辛い!という人の助けに少しでもなればと思って、いくつか記事を分けて書いていきたいと思います。この2年を自分の中で風化させたくないっていう、歴史の語り部に一方的になりたい感もある。(笑)

 

私も仕事に就いた当初はまず1週間で失敗したと痛感し、「営業事務 辞めたい」で何度もググり、知恵袋では同じように苦しんでる人の相談を沢山閲覧しました。

まず今日書く、私がぶち当たったパターンはコレ

 

システム(受発注などができる社内で扱うことが必須のシステム)とかが分かんない

 

 

※とりあえず事務仕事に就いて数日たったけど、つまずいている人向きに書きます。

私自身はメーカー事務で10年ほど勤務経験があるので、全くの事務初心者という訳ではありません。

 

勤務日初日。たいていの人はまず自席に用意されたPCの電源を入れ、いわゆる「社内システム」を立ち上げるように言われるのではないかと思います。あらゆる業務はここから行ってください、というやつです。

お客さんから注文が来ればシステムに入力するところから処理が始まり、自分が何かを発注する時もシステムに入力し発注を行う。

 

練習がてらお客さんからの注文を入力し、何かしらの手配を行う、という流れをシステムでどう処理するか教わったけど、意味が全然分かんないという方。私もそうでした。

前職でもシステムはあったものの、一切タッチしない部署にいたので、まずこういうもんを使って仕事するっていうイメージを構築することすらできませんでした。

 

「分からない」にはいくつかのパターンがあるので、ちょっとした解決の手助けになれば・・・。

 

システムで表示される単語の意味が分からない場合

前職でもそうでしたが、だいたいシステム屋の作る言葉は小難しい言葉が多い。例えばですが

システム「帳票」→日常単語「印刷」

システム「確定」→日常会話「・・・これも印刷されるんかい(紙の無駄)」

システム「取消」→日常単語「・・・今私がしたこの入力だけを消すんじゃなくて、全てをまるまる消すって意味か~い(怒)」

システム「問い合わせ」→日常単語「入力の履歴ってことか・・・」

など、実際日常会話として良く使う動作の単語と、画面上で選択していかなければならない単語が一致しないんです。

これは学生時代のバイトでたまに触る端末でもそうだったし、システムを扱う上での宿命といってもいいかもしれません。

この「意味の分からなさ」は、業務と照らし合わせて地道に体に染み込ませるしかありません。あなたが携わっていくたいがいの業務、システムさえあればできてしまうから「システム」があるのです。覚えるまでは自分のやりたいことと画面上の変な単語のギャップで苦しいです。自分が出来損ないのロボットになったよう(ロボットに近いのはシステムの方なのに・・・汗)。そのうち「ここで確定したらこの紙が出るから~」と、システムメインで頭が動くようになります。なので、1日に何件も行う受発注などの単純操作であれば、根気で何とか扱えるようになります。仕事に就いて数日であれば、まだ自分がシステム人間になってないということだし、もともとそれが自然の姿なので(笑)、単純作業をこなして少しずつシステム人間になっていきましょう。(あれ、何の話だったかな~)

 

 

客先ごとに注意事項が細かく分かれており、入力をミスしてしまう

 

仕事に就いてまず教わったのは、基本的な受注入力の仕方。

に加えて、ずらっと色んな得意先が書かれた一覧表を渡されました。その表には、「この得意先の時は、システムのこの項目にチェックを入れて、ここに客先の発注番号を入力して、どうこう・・・」という、細かすぎてどうでもいいじゃん(実は全然どうでも良くない)、見るのも嫌になる表でした。

ただ最初は全てが絶対に失敗してはいけないことだと思いこみ、気張る。客先を入れて、納期を入れて、この項目は・・・えっとこの注意事項の表を見て・・・アタフタ・・・印刷して・・・よし・・・

1件終わってチェックをしてもらったら「間違ってますよ、ここは・・・」と注意を受ける繰り返し。そのうち、もうダメだ、表の通りに操作もできない私なんて・・・と無意味に落ち込んでしまう。

 

この受注の引き継ぎというのに混乱している人へ。

 

これ、自分で誰の助けもなしに仕事ができるようになった時、やっと初めて「あぁ~だからシステムのこの項目にこれを入れて、印刷したら表示されるようにしてるのか~!」等と理解できるようになることがほとんどです。

例えば、お客さんが、「お宅から納品してもらってる商品にいつも看板を付けてくれてると思うんやけど、その看板になぁ、うちがFAXでいつも送ってる注文書の右上についている通し番号を表示させといてくれへんやろか。」という要望があった場合。あなたの前任者は、すでに完璧なシステム人間なので、(この受注入力画面の「備考」っていう項目にお客さんの注文番号を入力して印刷したら、確かいけるはず。印刷して・・・よしよし、バッチリ表示されてる。ほんならこのお客さんから注文が来たときは必ずこの備考欄に注文番号を入力するという決まりにし~とこ!)というルールを作ってくれてるんです。

お客さんはワガママなもので・・・「あっこにこの番号書いといて!」「請求書にはこの品番も入れといて!」「あれも!これも!わーーー!」と日々要望をくださいます。それをシステムで解決できることも結構あるので、お客さんによってシステムの操作のパターンが変わってしまうということはよくあるし、日々ルールも変化がつきものということは覚悟しておきましょう。当然そういった得意先の数もどんどん増えていきます。

 

私は、基本的な受注入力と、特殊な受注入力を一気に同時に引き継がれたため、マジでパンクしました。なので、私の後任者には、まず基本的な受注入力から引き継ぎ、システムの変な言葉(確定ボタンが印刷っていう意味だったり)に慣れてもらってから、少しずつ特殊なパターンを覚えてもらいました。

 

あれもこれもと一度に引き継がれて、基本的な業務の流れすら分からなくなっている場合は、まず引継ぎの人に早いこと相談しましょう。典型的なパターンの受注が理解できていないと絶対にパンクします。

正直、受注入力は、最終的にお客さんに迷惑をかけなければ大丈夫。自分が客の立場だったとしたら、一番困るのは、指定したものが指定した期日に届かないこと。前述した例の注文番号うんぬんは、書き忘れたとしても、あまり影響はないでしょう。ということは、最低でも、納期・届け先・注文内容さえ合っていればお客さんの要望の8割は満たしたも同然です。いやっほい

逆に言うと、受注入力の引き継ぎで、「これを間違えたら品物・納期も間違ったものを届けてしまう可能性がある」という超コワイ部分を優先的に注意して覚えていけば、恐ろしい被害は防げます。正直どうでもいいルールに囚われて致命的なミスを犯すよりは、引継ぎしてくれてる人に、何が最大の注意ポイントなのかを質問がてら確認してみましょう。案外、「ここはまぁ最悪忘れてても大丈夫だよ」という項目がいくつかあると思います。

 

そして、受注入力と同時に、自社の業務の流れを覚えましょう。

 

客から注文

受注処理(今ココ)

手配(自社で?他社で?)

製造(自社で?他社で?)

配送(自社で?他社で?)

 

という流れにのっとって業務は進んでいくはずなので、受注処理の「その後ああしたいから今こういう受注入力をしている」というような、後業務からのチェックをしてみてください。引継ぎをしてくれる人に「次はこう進んでいくんでしょうか?」と聞いてみましょう。そこから自分がまだ分かっていないことを教えてもらえたりもします。

 

 

私でも出来たのだからきっとあなたも・・・。頑張ってください。